Alle Fahrten müssen dokumentiert sein, um deren relevanten Anteil als Betriebskosten von der Einkommenssteuer absetzen zu können. Ein manuell erstelltes Fahrtenbuch hat den Vorteil, dass man gegebenenfalls beim Finanzamt das Fahrtenbuch direkt vorlegen kann. Jedoch ist dabei das Risiko groß, dass man einige Fahrten vergisst und dabei bares Geld einbüßt. Deshalb hat ein elektronisches und automatisiertes Fahrtenbuch Vorteile.

Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, zieht daraus einen geldwerten Vorteil. Das bedeutet, dass Steuern zu zahlen sind. Für die Abgeltung gibt es zwei Möglichkeiten. Bei der Pauschalregelung wird 1-Prozent des Bruttolistenpreises zum Gehalt addiert und somit erhöht sich die Einkommenssteuer. Diese Regelung ist jedoch nicht immer vorteilhaft. Wird der Firmenwagen selten privat genutzt, ist es besser, ein Fahrtenbuch zu führen. Auch für teurere Fahrzeuge ist diese Option für Mitarbeitende günstiger. Bei einem gebrauchten Auto ist das Fahrtenbuch ebenfalls vorzuziehen.

Egal ob digital oder analog, grundsätzlich gilt: Es sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, damit ein Fahrtenbuch anerkannt wird. Damit es vor dem Amt gültig ist, muss es:

• lückenlos geführt werden.
• in geschlossener Form vorliegen.
• zeitnah dokumentiert werden.
• lückenlos erfasst werden.
• unverändert und manipulationssicher sein.

Das liegt in der Verantwortung des Nutzenden und in weiterer Folge auch an jenen Personen, die im Unternehmen für den Fuhrpark verantwortlich sind.

Kein Fehler und keine Unaufmerksamkeit entgehen den strengen Augen des Prüfteams der Finanzbehörde. Sie kontrolliert die lückenlose Aufzeichnung: Umwege müssen klar dokumentiert und erklärt werden. Sie gleicht zum Beispiel Werkstattrechnungen mit dem Kilometerstand ab und checkt die Tankabstände. Wurde zum Beispiel an einem Tag eine Tankstelle angefahren, an dem das Fahrzeug offiziell gar nicht genutzt wurde, fällt das auf.

Ein Fahrtenbuch händisch zu führen, erfordert einigen Aufwand. Folgende Informationen müssen festgehalten werden: das Datum, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, der Start- und Zielort und der Name jener Person, die den Wagen gelenkt hat. Auch ob die Fahrt aus dienstlichen oder privaten Gründen erfolgt ist, muss notiert werden.

Ein Fahrtenbuch muss nur geführt werden, wenn man einen Dienstwagen auch privat nutzt. Wird er zu Dienstbeginn am Firmenparkplatz übernommen und am Feierabend wieder dort abgestellt, ist es nicht notwendig.

Ein Fahrtenbuch manuell zu führen und jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, ist anstrengend. Deshalb gibt es eine gute Alternative, mit der man sämtliche Fahrten und Strecken automatisch festhalten kann und diese nur bei Bedarf abrufen muss - das elektronische Fahrtenbuch macht es per App möglich. Somit verliert das Thema Finanzamt seinen Schrecken, da ein elektronisches Fahrtenbuch eine Menge Zeit spart.

Dann empfiehlt es sich, in jedem Wagen das elektronische Fahrtenbuch einzubauen und einen der Wagen gegebenenfalls für private Fahrten zu reservieren. Für Firmeninhaber ist das kein Problem. Natürlich muss man dann für jeden einzelnen Wagen das zugehörige Fahrtenbuch auswerten. Für jedes Gerät bekommt man einen Code, mit dem man es identifizieren kann. Dadurch entstehen keine Verwechslungen. Alternativ kann natürlich das Gerät bei jeder Fahrt mitgenommen und im jeweiligen Auto angesteckt werden. Handeln Sie jetzt – und kaufen Sie sich ein elektronisches Fahrtenbuch von Vimcar.