Digitales Fahrtenbuch

Elektronische Fahrtenbücher haben gegenüber analogen beziehungsweise manuellen Lösungen zahlreiche Vorteile: Sie erlauben eine automatisierte und lückenlose Dokumentation. Privatfahrten lassen sich unkompliziert von dienstlichen trennen und der Aufwand für die Aufzeichnungen reduziert sich für die Fahrende und Haltende auf ein Minimum, zugleich werden Fehlerquellen weitgehend ausgeschlossen. Doch was müssen FahrzeugbesitzerInnen beachten, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird?

Im Netz lassen sich zahlreiche Excel-Vorlagen als Alternative für ein App- oder per Software gesteuerte Variante herunterladen, inklusive vorgegebener Spalten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine offizielle digitale Variante, sprich: Ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Grund ist simpel. In der Tabellenkalkulation lassen sich zu jeder Zeit Einträge ändern, ohne dass sie nachvollziehbar sind oder in einer einsehbaren Historie dokumentiert werden. Fahrende könnten so Einträge manipulieren. Excel-Vorlagen lassen sich allenfalls als Muster für manuelle Fahrtenbücher nutzen – inklusive Aufwand für die handschriftliche Führung.
Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, dass auch elektronische Dokumentationen von den Finanzbehörden nicht automatisch anerkennt werden. Es zählt vielmehr, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher ist und keine Angaben später als sieben Tage nach der Fahrt eingetragen werden.

Nein. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem Vimcar Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Ihr handschriftliches Fahrtenbuch können Sie jederzeit digital mit Vimcar weiterführen. Auch der Wechsel von dem digitalen Fahrtenbuch eines anderen Anbieters ist problemlos möglich. Sollten Sie derzeit nach der 1-Prozent-Regelung versteuern, beachten Sie bitte, dass der Umstieg auf die Fahrtenbuchmethode (egal, ob handschriftlich oder digital) aus steuerrechtlichen Gründen nur zum Jahreswechsel möglich ist. Die Ausnahme: Wenn Sie den Firmenwagen wechseln, können Sie auch unterjährig Ihre Versteuerungsmethode neu wählen.

Beide sind die Hardware-Tracker für Fleet Geo und bieten die gleiche Funktionalität. Der Vimcar Stecker wird in die OBD-Schnittstelle Ihres Fahrzeugs eingesteckt und eignet sich daher hervorragend für den Austausch und Wechsel von Fahrzeugen. Die Vimcar Box wird an der Fahrzeugbatterie befestigt und ist somit diskreter und manipulationssicherer.Jeder Fleet Geo-Kunde hat die Wahl, für welche Hardware er sich entscheidet.

Für die Nutzung unseres Fahrtenbuchsteckers in Ihrem Fahrzeug benötigen Sie eine funktionstüchtige OBD-Schnittstelle. Alle Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 müssen laut einer EU-Verordnung mit einer genormten OBD-Schnittstelle ausgerüstet sein. Alle BMW-Modelle ab dem Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung SA302 (Diebstahlwarnanlage (DWA)) sowie Modelle der Hersteller Audi, Mini, Skoda, VW und Porsche, die ebenso mit einer Alarmanlage ausgestattet sind, die die OBD-Schnittstelle überwachen, benötigen eine spezielle Konfiguration des VIMCAR Fahrtenbuchsteckers. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, wenn Sie planen, unser Fahrtenbuch in einem solchen Fahrzeug einzusetzen oder nicht sicher sind, ob Ihr Fahrzeug über die Sonderausstattung verfügt. Wir können Ihnen schnell weiterhelfen. Sollten Sie mit einem hier nicht aufgeführten Hersteller und unserem Stecker Probleme mit der Alarmanlage haben, dann helfen wir Ihnen natürlich auch hier gerne weiter.

Für verschiedene Einzelmodelle empfiehlt sich grundsätzlich die Nutzung der VIMCAR Box (Telematikeinheit) oder weitere Zubehörteile. Bitte achten Sie daher bei der Bestellung des VIMCAR Fahrtenbuches auf die korrekte Auswahl Ihres Fahrzeugs, damit wir Ihnen die optimale Hardware zur Verfügung stellen können. Nach Möglichkeit werden wir Sie auch noch einmal bei einer Fahrzeuganlage bzw. einem Fahrzeugwechsel auf mögliche Sondermodelle direkt in unseren Applikationen hinweisen. Bitte nehmen Sie die Hinweise ernst und zögern Sie nicht, auf unseren Kundenservice bei Fragen zur Kompatibilität zuzugehen.

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